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業務効率アップ JTBで効果を上げた「付箋会議」とは

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AERA#仕事
JTB関東松井実さん(45)「付箋会議」の他にも、松井さんが中心となり資料のフォームの統一、パソコンのフォルダ整理、よく使う単語の登録など次々と改革を推し進めた。「全社一斉リフレッシュデー」の日は、退社後にチームメンバーと温泉旅行に行くことも(撮影/写真部・関口達朗)

JTB関東
松井実さん(45)

「付箋会議」の他にも、松井さんが中心となり資料のフォームの統一、パソコンのフォルダ整理、よく使う単語の登録など次々と改革を推し進めた。「全社一斉リフレッシュデー」の日は、退社後にチームメンバーと温泉旅行に行くことも(撮影/写真部・関口達朗)

 今、業務の効率化のために「脱長時間労働」を掲げる企業は多い。この成否のカギを握るのは管理職で、率先してその姿勢を見せることなどが求められる。また脱長時間労働において、業務の効率化を図るのも、管理職には欠かせない重要な役割だ。

 毎月第2金曜に従業員約900人が午後5時45分の定時に上がる「全社一斉リフレッシュデー」を実施している、JTB関東(本社・さいたま市)。法人営業両毛支店(栃木県足利市)の教育事業チームマネージャー、松井実さん(45)はスピード、シェア、スマイル――この三つのSをキーワードに、働き方の見直しを進めた。

「マニュアルの共有化でスピードを上げる。個々人の仕事をシェアして時間を作り、最終的に心の底から笑顔で仕事をしようと目標を定めました」

 教育事業チームは全部で7人。地元の中学・高校の修学旅行を担当するが、漠然と残業を続けてきた。ワークライフバランスの取り組みを開始したのは昨年10月。同チームは松井さんを中心に、「残業をなくそう」と、働き方の見直しに取り組んだ。

 もっとも成果を上げたのが「付箋会議」と呼ばれる手法だ。会議の時、チームの各人が抱えている課題を付箋に書き出し、ホワイトボードに貼っていく。それらを「保護者説明会の実施」「学校へのモデルコースの提案」「宿泊先の部屋割りの提案」などのカテゴリーごとに分類、議論して結論づけていくのだ。そうすることで頭の中がスッキリし、全員で課題を共有できるようになった。会議もスピードアップし、時短につながった。試行錯誤の途上だが、今後さらに月1回「リフレッシュデー」を増やし、月2回にする予定だと
いう。

「労働時間短縮で生まれたライフの時間が自分たちの肥やしとなり、それがまた仕事に生かせるような働き方を目指したい」(松井さん)

AERA  2013年9月16日号


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