手書きの文字や、話したことをその場でテキスト化してくれるなど、昨今の技術の進歩は目覚ましい。こうして便利な世の中になったことで、ビジネスでは「スピード」が求められるようになった。
中でもスピードが求められるのが資料作りだ。新入社員は特に、知っているのと知らないのでは、作業にかかる時間がまったくかわってくるのが「ショートカット・キー」である。「よく行う操作」「便利な操作」を、メニューを呼び出さずに実行できる機能だ。Windowsに共通するショートカット・キーも多いが、ソフトに依存するものも数多く存在する。
そこで今回は、ビジネスパーソンが最も高頻度に使用する「Microsoft Office」のショートカット・キーの中から、意外に使われていないものを中心に紹介する。これをマスターして、ライバルに差をつけよう！
■「Word」編
★書式をコピー＆ペーストできる「ctrl +shift+C」「ctrl +shift+V」
「ctrl +C」で選択範囲をコピー、「ctrl +V」でペーストというショートカット・キーを知らない人はほとんどいないだろうが、さらにワンランク上の「コピー＆ペースト術」がある。文書を作成する際、見出しのフォントやサイズといった書式をそろえていくのは案外面倒だ。そこで活躍するのが、「ctrl +shift+C」と「ctrl +shift+V」。「shift」を加えることで、選択部分の書式をコピー＆ペーストできるのだ。
★変換ミスを簡単に修正できる「ctrl +Backspace」
文章を作成していて怖いのは誤変換だ。だが案外、変換候補から「わかっているのに間違った変換候補を選んでしまう」ということはあり得る。「好景気」と入力したいのに「後継機」と確定してしまった場合、多くの人は、入力した文字を削除して改めて「こうけいき」と入力し直しているだろう。だが、「ctrl +Backspace」を使うと、直前の「変換確定前の状態に戻る」のだ。そこで変換候補を選び直せばいいので便利だ。
★「ctrl+Z」は、「ctrl+Y」とペアでこそ真価を発揮する
直前の動作を取り消すことができる「ctrl+z」のショートカット・キーを活用している人は多いだろう。シンプルな操作ミス、例えば「文章を選択してコピーしようとしたら、間違えて削除してしまった」といった事態を回避してくれる。だが、文章を修正しているときなど、「あ、やっぱり、さっきの方がよかった」ということがある。そんな「ctrl+Z」をなかったことにしてくれるのが「ctrl+Y」だ。
