DX（デジタル・トランスフォーメーション）や働き方改革といった時代の趨勢(すうせい)とコロナ禍が相まって、グループウェアを導入する企業、団体等が急増している。競合製品がひしめき合う中、製品のバージョンアップを図ってユーザーが求める新機能を搭載し、より使いやすさと業務の効率化を追求しているのが、ネオジャパンの「desknet's NEO（デスクネッツ ネオ）」だ。

■紙の利便性とペーパーレスの利点が共存するSmartViewer

　グループウェアとは、メール、電子掲示板、スケジュール、ワークフロー、ファイル共有、会議室予約など、組織内で情報共有を行うために必要な各種ツールが組み込まれたソフトウェアのこと。さまざまな業務情報、業務処理をグループウェア上で一元管理することで、従来の業務で発生していた非効率を解消するとともに、組織内のコミュニケーションを促進するメリットがある。

　このようなグループウェアの開発・販売を1999年から20年以上にわたり行っているのが、東証1部上場企業のネオジャパンだ。同社では2021年9月にグループウェア「desknet's NEO」の最新バージョン「V6.1」をリリースし、文書をリアルタイムに複数の参加者に共有するペーパーレス会議機能「SmartViewer」を新たに標準搭載した。

　企業でも官公庁でも、会議といえば紙媒体の資料を用意することが多いが、その準備には多大な手間と時間とコストが費やされている。また、使用済みとなった紙資料の回収・破棄においてはセキュリティーの観点からも配慮が必要だ。ところが、このSmartViewerを使えば、PDF文書を会議のスケジュールに添付するだけで、会議の準備は完了。会議が始まったら、参加者各自の端末からスケジュールを開いて、SmartViewerにリンクすれば資料が閲覧できる。

　会議進行役が自身のPC・タブレットから資料のページめくりや資料の切り替え、拡大・縮小などの操作を行えば、すべての参加者の画面にリアルタイムで反映できる。逆に参加者は、進行役との同期を一時的に解除して前後のページを参照したり、自分用に手書き・テキストのメモを残したりすることもできる。もちろん、進行役はいつでも交代可能。ペーパーレス化によって会議運営の課題を解決しつつ、紙媒体特有の利便性を失うことなく会議を効率的に進められる。

　しかも、会議中に残した手書きメモやノートなどの情報は、会議終了後もグループウェア上に保管され、後からいつでも参照できる。資料のファイリングや破棄の手間も不要になるため、組織内の業務改善、生産性向上につながる。

　また、画面の共有はネットワークの負荷が高くなる「画面転送方式」ではなく、最初に文書ファイルを各端末にダウンロードしクライアント側で内容を表示・同期する「事前ダウンロード方式」を採用。対面型会議のほか、各種のウェブ会議と組み合わせてもストレスなく利用できるという特徴がある。

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■高い信頼性と顧客満足度で累計450万ユーザーを獲得

「desknet's NEO」の導入実績は、一般企業から官公庁まで実に450万ユーザー以上に上る（※）。

　その背景には、セキュリティーに対する確かな信頼を獲得していることが挙げられる。まず、同社は情報セキュリティーに関する国際規格の一つであるISO27001（ISMS認証）を取得、年1回以上のサーベイランス審査と3年に１度の認証更新審査に備え、常に情報セキュリティーに関するルールが整備および実施されていることをPDCAサイクルによって確認している。

　こうした企業努力と製品自体の機能性、安定性などが評価され、大手・中小企業はもとより1000以上の政府機関・官公庁、３分の1以上の都道府県に「desknet's NEO」が採用されている。その結果、IT製品比較レビューサイト「ITreview」が開催する「ITreview Grid Award 2021 Fall」において、グループウェアおよびワークフローの2部門でユーザー満足度の高い製品に贈られる「Leader」を獲得。さらに法人向けSaaS比較・検索サイト「BOXIL SaaS」の「BOXIL SaaS AWARD 2021 Autumn」でも、ユーザーから高い評価を獲得したとしてコラボレーション部門のグループウェア・カテゴリーでアワードを受賞することとなった。

　SmartViewerをはじめメール、スケジュール、安否確認、プロジェクト管理、仮払精算など27の標準アプリケーションが利用できる基本プランは、クラウド版で1ユーザーあたり400円／月（税抜き）。このほか、ビジネスチャットや交通費・経費精算、業務アプリ作成ツールなどのオプションも用意されている。

　ネオジャパンでは、すべての機能を30日間無料で体験できる「お試しサービス」を実施中。操作や設定の不明点は電話でサポートしてもらえる。会議のペーパーレス化、業務の改善・効率化の方法を模索しているのであれば、この機会を活用してみてはどうだろう。

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※2021年7月現在。クラウド版契約ユーザー数とパッケージ版販売累計ユーザー数の合計

提供：ネオジャパン