コーナーを訪れると職員から「お客様シート」を渡される。死亡者の氏名や生年月日、高額医療費や葬祭費の振込先などを書き込む。職員がシートの情報をパソコンに打ち込むと、必要な手続きが自動的にわかり、それぞれの書類がまとめて作成される。従来は書類ごとに氏名や住所などの項目を何度も書いていた。

　書類ができると、どこに行けばよいかなどの説明があり、一覧表をもらえる。遺族はそれに沿って担当部署を回る。情報管理やシステムの問題もあって完全なワンストップサービスではなく、原則として自分で回らないといけない。それでも、遺族にとっては大幅な負担減だ。

　シートの情報は庁内のネットワークを通じて担当部署に伝わり、職員は準備ができる。遺族の体調が悪いなど回ることができない場合は、担当職員がコーナーまで来て対応することも。コーナーの担当者は利便性をこう強調する。

「以前は何回も同じことを書かされるといった苦情があり、途中で疲れて帰ってしまう人もいました。改善すべき点はありますが、少しでも便利になるようにしたい」

　コーナーを設けたのは、もともと若手職員の提案がきっかけだ。当時就任した新市長の意向で、「窓口改善プロジェクトチーム」ができた。その議論で、死亡手続きを優先的に改革することが決まった。当時は最大13課で67種類の書類が必要だったという。

　改革の方針が決まり、必要な書類を抽出・作成して担当課に知らせるシステムを自前でつくった。予算を抑えつつ、1カ月ほどでコーナーを実現させた。

　運用を始めるとほかの自治体でも評判となった。今では三重県松阪市や神戸市、神奈川県大和市、宮崎県都城市など、各地で同じような窓口が相次いで設けられている。

　このうち17年11月に設置した松阪市は、別府市を「お手本」にしたという。担当者はこう話す。

「市長主導で窓口業務を洗い直しました。出生や結婚、離婚や引っ越しなどライフイベントで必要な手続きのうち、最も個人差が大きく煩雑なのが死亡手続き。そこで先行する別府市の状況を視察しました。システムのモデルとなるデータまで、無料で提供してくれました」

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